Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Veranstaltungen von CIOmatch
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche von CIOmatch veranstalteten oder organisierten Veranstaltungen sowie die hierzu angebotenen Leistungen, insbesondere Konferenzen, Networking-Events, Abendveranstaltungen, Workshops und sonstige Präsenz- oder Hybridveranstaltungen.
Sie regeln die vertraglichen Beziehungen zwischen CIOmatch und den Teilnehmern sowie – soweit einschlägig – Begleitpersonen.
Abweichende Bedingungen des Teilnehmers finden keine Anwendung, es sei denn, CIOmatch stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
Diese AGB gelten für sämtliche von CIOmatch angebotenen Veranstaltungen und Leistungen, unabhängig davon, ob die Teilnahme kostenfrei oder kostenpflichtig erfolgt. Veranstaltungsbezogene Sonderregelungen, die im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung ausdrücklich bekannt gegeben werden, gehen diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen im Einzelfall vor.
2. Anmeldung und Vertragsschluss
Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich über das von CIOmatch bereitgestellte Online-Registrierungssystem oder auf einem anderen ausdrücklich zugelassenen Weg.
Mit Absenden der Registrierung gibt der Teilnehmer eine verbindliche Anfrage zur Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung ab.
Die Registrierung stellt noch keine Teilnahmebestätigung dar.
Die Teilnahme an CIOmatch-Veranstaltungen erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Prüfung der Anmeldung. Erst mit der schriftlichen Bestätigung durch CIOmatch kommt ein Vertrag über die Teilnahme zustande.
Ein Anspruch auf Teilnahme besteht bis zur schriftlichen Bestätigung durch CIOmatch nicht.
CIOmatch behält sich vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen oder Teilnehmer auf eine Warteliste zu setzen, sofern dies zur Wahrung des Veranstaltungskonzepts, der Zielgruppe, der verfügbaren Kapazitäten oder aus organisatorischen Gründen erforderlich ist.
Die gesamte veranstaltungsbezogene Kommunikation erfolgt grundsätzlich über die im Rahmen der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse. Dies umfasst insbesondere Teilnahmebestätigungen, organisatorische Informationen, Rechnungen, kurzfristige Programmänderungen sowie weitere veranstaltungsrelevante Mitteilungen. Der Teilnehmer ist verpflichtet, seine Kontaktdaten aktuell zu halten und den Eingang entsprechender E-Mails regelmäßig zu prüfen.
3. Weitergabe von Teilnehmerdaten
Mit der Anmeldung zur Veranstaltung erklärt sich der Teilnehmer damit einverstanden, dass CIOmatch im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung bestimmte berufliche Kontaktdaten an Sponsoren, Partner und Aussteller der Veranstaltung weitergeben darf.
Dies umfasst insbesondere:
- Vor- und Nachname
- Unternehmen
- Position / Funktion
- geschäftliche E-Mail-Adresse
- geschäftliche Telefonnummer
Die Weitergabe erfolgt zum Zweck der geschäftlichen Vernetzung, der Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit der Veranstaltung sowie zur Bereitstellung veranstaltungsbezogener Informationen, Inhalte, Produkte und Dienstleistungen.
Teilnehmer können der Weitergabe ihrer Daten jederzeit vor der Veranstaltung schriftlich per E-Mail an horst.ellermann@ciomatch.de widersprechen. Im Falle eines fristgerechten Widerspruchs erfolgt keine Weitergabe der betreffenden personenbezogenen Daten an Sponsoren, Partner oder Aussteller.
Die Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen von CIOmatch.
4. Teilnahmeberechtigung
CIOmatch richtet sich insbesondere an Fach- und Führungskräfte, Entscheider, Partnerunternehmen sowie weitere von CIOmatch ausgewählte Gäste.
CIOmatch behält sich vor, Teilnehmer oder Registrierungen abzulehnen, sofern die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
5. Begleitpersonen
Soweit für eine Veranstaltung vorgesehen, können Teilnehmer eine Begleitperson anmelden.
Die Begleitperson kann ausschließlich gemeinsam mit dem registrierten Hauptteilnehmer an der Veranstaltung teilnehmen.
Die Anmeldung einer Begleitperson begründet keinen eigenständigen Anspruch auf Teilnahme.
Wird die Anmeldung des Hauptteilnehmers abgelehnt oder storniert, entfällt automatisch auch die Anmeldung der Begleitperson.
Für Begleitpersonen gelten diese AGB entsprechend.
6. Veranstaltungsleistungen
Der Umfang der jeweiligen Veranstaltungsleistungen ergibt sich aus der Veranstaltungsbeschreibung sowie der jeweiligen Einladung oder Veranstaltungswebsite.
Hierzu können insbesondere gehören:
- Teilnahme an Vorträgen und Programmpunkten
- Networking-Veranstaltungen
- Abendveranstaltungen
- Catering
- Hotelkontingente
- sonstige optionale Zusatzleistungen
Ein Anspruch auf bestimmte Referenten, Programmpunkte oder Veranstaltungsorte besteht nicht.
7. Teilnahmegebühren und Compliance-Tickets
Je nach Veranstaltung kann die Teilnahme kostenfrei oder kostenpflichtig sein.
Soweit CIOmatch sogenannte Compliance-Tickets anbietet, handelt es sich um eine freiwillige kostenpflichtige Teilnahmeoption, insbesondere für Teilnehmer, deren interne Compliance-Richtlinien eine unentgeltliche Teilnahme nicht zulassen.
Die Auswahl eines Compliance-Tickets verpflichtet den Teilnehmer noch nicht zur Zahlung.
Eine Rechnung wird ausschließlich dann erstellt, wenn die Anmeldung zuvor von CIOmatch bestätigt wurde.
Rechnungen werden nach Bestätigung der Teilnahme separat erstellt und per E-Mail an den Teilnehmer versendet. Die Erstellung und der Versand der Rechnung können einige Werktage in Anspruch nehmen.
Der Rechnungsbetrag ist innerhalb der auf der Rechnung angegebenen Zahlungsfrist ohne Abzug zu begleichen.
Die Teilnahme an der Veranstaltung setzt – soweit eine Zahlungspflicht besteht – den fristgerechten Zahlungseingang voraus.
8. Hotelzimmer
Sofern CIOmatch für eine Veranstaltung ein Zimmerkontingent bereitstellt, erfolgt die Zimmerreservierung ausschließlich nach Verfügbarkeit.
Die Reservierung eines Hotelzimmers wird erst mit der schriftlichen Bestätigung durch CIOmatch verbindlich. Ein Anspruch auf Bereitstellung eines Hotelzimmers besteht auch bei bestätigter Veranstaltungsteilnahme nicht.
Soweit nicht ausdrücklich anders angegeben, gelten die veröffentlichten Zimmerpreise pro Zimmer und Nacht.
Verlängerungsnächte sowie Sonderwünsche sind unmittelbar mit dem jeweiligen Hotel zu vereinbaren.
Die Begleichung etwaiger Zusatzleistungen des Hotels (z. B. Frühstück, Minibar, Parkplatz oder sonstige Hotelleistungen) erfolgt unmittelbar zwischen Teilnehmer und Hotel, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Für Hotelbuchungen gelten ergänzend die Stornierungsregelungen gemäß Ziffer 8 dieser AGB.
9. Umbuchung und Stornierung
Eine Stornierung der Veranstaltungsteilnahme oder gebuchter Zusatzleistungen bedarf der Textform (z. B. per E-Mail). Maßgeblich ist jeweils der Eingang der Stornierung bei CIOmatch.
9.1 Veranstaltungsteilnahme und Compliance-Tickets
Die Teilnahme an CIOmatch-Veranstaltungen ist – sofern nicht ausdrücklich anders angegeben – kostenfrei.
Sollte ein Teilnehmer seine Teilnahme nicht wahrnehmen können, bittet CIOmatch um eine möglichst frühzeitige Absage, damit frei werdende Plätze an Teilnehmer der Warteliste vergeben werden können.
Für gebuchte Compliance-Tickets gelten folgende Stornierungsbedingungen:
- bis 28 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn: kostenfrei
- 27 bis 14 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn: 50 % des Ticketpreises
- ab 13 Kalendertagen vor Veranstaltungsbeginn sowie bei Nichterscheinen (No-Show): 100 % des Ticketpreises
Die Stornierungsbedingungen gelten ausschließlich für gebuchte Compliance-Tickets. Teilnehmer mit einer kostenfreien Einladung können ihre Teilnahme jederzeit kostenfrei absagen.
Die Benennung eines geeigneten Ersatzteilnehmers aus demselben Unternehmen ist bis zum Veranstaltungsbeginn nach vorheriger Zustimmung durch CIOmatch kostenfrei möglich.
9.2 Hotelzimmer
Sofern über CIOmatch ein Hotelzimmer gebucht wird, gelten – vorbehaltlich abweichender Regelungen in der jeweiligen Veranstaltungsbeschreibung – folgende Stornierungsbedingungen:
- bis 60 Kalendertage vor Anreise: kostenfrei
- 59 bis 30 Kalendertage vor Anreise: 10 % des Zimmerpreises
- 29 bis 15 Kalendertage vor Anreise: 20 % des Zimmerpreises
- 14 bis 7 Kalendertage vor Anreise: 40 % des Zimmerpreises
- 6 bis 3 Kalendertage vor Anreise: 70 % des Zimmerpreises
- ab 2 Kalendertagen vor Anreise sowie bei Nichterscheinen (No-Show): 90 % des Zimmerpreises
Maßgeblich ist jeweils der Eingang der schriftlichen Stornierung bei CIOmatch.
Die Zimmer werden nach Verfügbarkeit vergeben. Die Reservierung eines Hotelzimmers wird erst mit der schriftlichen Bestätigung durch CIOmatch verbindlich. Ein Anspruch auf ein Hotelzimmer besteht auch bei bestätigter Veranstaltungsteilnahme nicht.
Sollten CIOmatch aufgrund einer Zimmerstornierung geringere Kosten entstehen als die oben genannten Stornobeträge, werden dem Teilnehmer ausschließlich die tatsächlich entstandenen Kosten berechnet.
Verlängerungsnächte oder sonstige individuelle Hotelleistungen, die direkt mit dem Hotel vereinbart werden, unterliegen ausschließlich den Bedingungen des jeweiligen Hotels.
10. Änderungen des Veranstaltungsprogramms
CIOmatch ist berechtigt, aus organisatorischen oder sachlichen Gründen Änderungen am Veranstaltungsprogramm vorzunehmen, sofern dadurch der Gesamtcharakter der Veranstaltung nicht wesentlich beeinträchtigt wird.
Insbesondere behält sich CIOmatch vor,
- Programmpunkte zeitlich zu verschieben,
- Referenten oder Moderatoren auszutauschen,
- einzelne Programmbestandteile anzupassen oder entfallen zu lassen,
- Veranstaltungsräume innerhalb des Veranstaltungsortes zu wechseln.
Derartige Änderungen berechtigen den Teilnehmer grundsätzlich nicht zum Rücktritt vom Vertrag oder zur Minderung etwaiger Teilnahmegebühren.
11. Absage, Verlegung oder Änderung der Veranstaltung
CIOmatch behält sich vor, Veranstaltungen ganz oder teilweise abzusagen, zeitlich zu verschieben, an einen anderen Veranstaltungsort zu verlegen oder in einem anderen Format (z. B. Hybrid- oder Online-Veranstaltung) durchzuführen, sofern hierfür wichtige Gründe vorliegen.
Hierzu zählen insbesondere:
- höhere Gewalt,
- Naturkatastrophen,
- Pandemien oder Epidemien,
- behördliche Anordnungen,
- Sicherheitsrisiken,
- Streiks,
- technische Ausfälle,
- Erkrankung wesentlicher Referenten,
- unvorhersehbare Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs von CIOmatch,
- oder eine wirtschaftlich nicht vertretbare Durchführung der Veranstaltung.
Bereits gezahlte Teilnahmegebühren werden in diesem Fall erstattet, soweit die entsprechenden Leistungen nicht bereits erbracht wurden.
Weitergehende Ansprüche, insbesondere auf Ersatz von Reise-, Hotel- oder sonstigen Folgekosten, bestehen nur bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von CIOmatch.
12. Personalisierte Tickets und Zutritt
Soweit Tickets, QR-Codes oder digitale Zutrittsberechtigungen verwendet werden, sind diese ausschließlich für die registrierte Person gültig.
Personalisierte Tickets, QR-Codes oder Zutrittsberechtigungen dürfen ausschließlich von der registrierten Person genutzt werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nur nach vorheriger Zustimmung durch CIOmatch möglich.
CIOmatch behält sich vor, beim Einlass einen Identitätsnachweis zu verlangen.
Bei Missbrauch oder Manipulation kann der Zutritt zur Veranstaltung verweigert werden.
13. Hausrecht
Während der Veranstaltung gilt neben dem Hausrecht des jeweiligen Veranstaltungsortes auch das Hausrecht von CIOmatch.
Den Anweisungen von Mitarbeitern von CIOmatch sowie des Veranstaltungsortes ist Folge zu leisten.
CIOmatch ist berechtigt, Teilnehmer oder Begleitpersonen bei erheblichen Störungen des Veranstaltungsablaufs, Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften, Sicherheitsbestimmungen oder diese AGB ohne Erstattung etwaiger Teilnahmegebühren von der Veranstaltung auszuschließen.
14. Foto-, Film- und Tonaufnahmen
Im Rahmen der Veranstaltung werden regelmäßig Foto-, Film- und Tonaufnahmen angefertigt.
Diese können insbesondere für
- die Berichterstattung über die Veranstaltung,
- die Dokumentation,
- die Öffentlichkeitsarbeit,
- Marketingmaßnahmen,
- Social-Media-Kanäle,
- zukünftige Veranstaltungen von CIOmatch
verwendet werden.
Mit der Teilnahme erklärt sich der Teilnehmer hiermit grundsätzlich einverstanden. Teilnehmer, die berechtigte Einwände gegen die Veröffentlichung einzelner Aufnahmen haben, können sich jederzeit an CIOmatch wenden. Jeder Einzelfall wird sorgfältig geprüft. Ein genereller Anspruch auf Unterlassung sämtlicher Aufnahmen während der Veranstaltung besteht jedoch nicht, sofern keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen.
15. Haftung
CIOmatch haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, sofern diese auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen.
Für sonstige Schäden haftet CIOmatch nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
Eine Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von CIOmatch.
16. Datenschutz
Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze verarbeitet.
Einzelheiten ergeben sich aus der jeweils gültigen Datenschutzerklärung von CIOmatch.
Soweit zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich, können personenbezogene Daten an beauftragte Dienstleister (z. B. Registrierungsplattformen, Hotels, Zahlungsdienstleister oder Druckdienstleister) übermittelt werden.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage oder mit Einwilligung des Teilnehmers.
17. Schlussbestimmungen
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
An die Stelle der unwirksamen Regelung tritt diejenige gesetzlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt.
Gerichtsstand ist – soweit gesetzlich zulässig – München.
Kontakt
Wenn Sie Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden zu den GBs bei CIOmatch haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden.
E-Mail: horst.ellermann@ciomatch.de
Zuletzt aktualisiert am: 28.06.2026